Freelance Projektassistenz (m/w/d) · Bauprojektmanagement

• Sie erbringen Ihre Tätigkeit überwiegend remote.
• Einsatzbeginn: ca. Oktober 2026
• Die geplante Projektlaufzeit beträgt 30 Monate und kann optional um bis zu zwölf Monate verlängert werden.
• Sie unterstützen den Projektleiter BVM und die Bauleitung bei sämtlichen administrativen und dokumentarischen Aufgaben.
• Sie bereiten projektbezogene Besprechungen organisatorisch vor und nach und erstellen vollständige sowie nachvollziehbare Protokolle.
• Sie pflegen das Nachtragsregister und unterstützen bei der Aufbereitung der zugehörigen Unterlagen und Bearbeitungsstände.
• Sie bereiten regelmäßige Statusberichte zu Projektfortschritt, Terminen, Kosten, Qualität, HSE, Risiken und offenen Maßnahmen vor.
• Sie pflegen Maßnahmen-, Mängel-, Abnahme- und Entscheidungslisten und verfolgen die jeweiligen Bearbeitungsstände nach.
• Sie unterstützen bei der Erstellung und Fortschreibung des Bautagebuchs.
• Sie erfassen, prüfen, strukturieren und verteilen eingehende Projektdokumente und stellen deren nachvollziehbare Ablage sicher.
• Sie legen sämtliche Dokumente, Berichte, Protokolle und Nachweise revisionssicher im bereitgestellten Common Data Environment auf Basis von thinkproject ab.
• Sie beachten die vorgegebenen Ablagestrukturen, Namenskonventionen, Prüfabläufe und Freigabeprozesse.
• Sie unterstützen das Projektteam bei der Vorbereitung von Leistungsverzeichnissen, Vergabeunterlagen, Angebotsauswertungen und Bietergesprächen.
• Sie bereiten Informationen aus unterschiedlichen Projektbereichen adressatengerecht auf und unterstützen die Kommunikation zwischen den beteiligten Fachbereichen.
• Sie stellen sicher, dass Fristen, offene Punkte und vereinbarte Maßnahmen transparent dokumentiert und rechtzeitig nachverfolgt werden.
• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung oder über ein abgeschlossenes Studium mit Bezug zum Projektmanagement, Bauwesen oder Dokumentenmanagement.
• Sie bringen Berufserfahrung in der Projektassistenz, Projektadministration, Dokumentensteuerung oder im Backoffice eines Bau- oder Infrastrukturprojekts mit.
• Sie verfügen idealerweise über Erfahrung in Großprojekten des Anlagenbaus, Infrastrukturbaus oder Energiesektors.
• Sie arbeiten sicher mit Microsoft Office, insbesondere mit Word, Excel und PowerPoint.
• Sie verfügen über praktische Erfahrung mit SharePoint und Microsoft Teams.
• Sie haben idealerweise bereits mit einem Common Data Environment oder einem vergleichbaren Dokumentenmanagementsystem gearbeitet.
• Sie besitzen idealerweise Anwenderkenntnisse in thinkproject.
• Sie arbeiten sorgfältig, strukturiert und eigenverantwortlich und behalten auch bei einem hohen Dokumentenaufkommen den Überblick.
• Sie verfügen über ein ausgeprägtes Verständnis für Dokumentenqualität, Versionierung, Fristen und revisionssichere Ablageprozesse.
• Sie beherrschen Deutsch mindestens auf dem Sprachniveau C1 und verfügen über gute Englischkenntnisse.

Ansprechpartner

Martin Skowronek Leiter Projekt- und Personalmanagement