Freelance Projektassistenz (m/w/d) Bauprojektmanagement

Das ist der Job

• Sie erbringen Ihre Tätigkeit überwiegend remote. • Einsatzbeginn: ca.

Oktober 2026 • Die geplante Projektlaufzeit beträgt 30 Monate und kann optional um bis zu zwölf Monate verlängert werden. • Sie unterstützen den Projektleiter BVM und die Bauleitung bei sämtlichen administrativen und dokumentarischen Aufgaben. • Sie bereiten projektbezogene Besprechungen organisatorisch vor und nach und erstellen vollständige sowie nachvollziehbare Protokolle. • Sie pflegen das Nachtragsregister und unterstützen bei der Aufbereitung der zugehörigen Unterlagen und Bearbeitungsstände. • Sie bereiten regelmäßige Statusberichte zu Projektfortschritt, Terminen, Kosten, Qualität, HSE, Risiken und offenen Maßnahmen vor. • Sie pflegen Maßnahmen-, Mängel-, Abnahme- und Entscheidungslisten und verfolgen die jeweiligen Bearbeitungsstände nach. • Sie unterstützen bei der Erstellung und Fortschreibung des Bautagebuchs. • Sie erfassen, prüfen, strukturieren und verteilen eingehende Projektdokumente und stellen deren nachvollziehbare Ablage sicher. • Sie legen sämtliche Dokumente, Berichte, Protokolle und Nachweise revisionssicher im bereitgestellten Common Data Environment auf Basis von thinkproject ab. • Sie beachten die vorgegebenen Ablagestrukturen, Namenskonventionen, Prüfabläufe und Freigabeprozesse. • Sie unterstützen das Projektteam bei der Vorbereitung von Leistungsverzeichnissen, Vergabeunterlagen, Angebotsauswertungen und Bietergesprächen. • Sie bereiten Informationen aus unterschiedlichen Projektbereichen adressatengerecht auf und unterstützen die Kommunikation zwischen den beteiligten Fachbereichen. • Sie stellen sicher, dass Fristen, offene Punkte und vereinbarte Maßnahmen transparent dokumentiert und rechtzeitig nachverfolgt werden. • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung oder über ein abgeschlossenes Studium mit Bezug zum Projektmanagement, Bauwesen oder Dokumentenmanagement. • Sie bringen Berufserfahrung in der Projektassistenz, Projektadministration, Dokumentensteuerung oder im Backoffice eines Bau- oder Infrastrukturprojekts mit. • Sie verfügen idealerweise über Erfahrung in Großprojekten des Anlagenbaus, Infrastrukturbaus oder Energiesektors. • Sie arbeiten sicher mit Microsoft Office, insbesondere mit Word, Excel und PowerPoint. • Sie verfügen über praktische Erfahrung mit SharePoint und Microsoft Teams. • Sie haben idealerweise bereits mit einem Common Data Environment oder einem vergleichbaren Dokumentenmanagementsystem gearbeitet. • Sie besitzen idealerweise Anwenderkenntnisse in thinkproject. • Sie arbeiten sorgfältig, strukturiert und eigenverantwortlich und behalten auch bei einem hohen Dokumentenaufkommen den Überblick. • Sie verfügen über ein ausgeprägtes Verständnis für Dokumentenqualität, Versionierung, Fristen und revisionssichere Ablageprozesse. • Sie beherrschen Deutsch mindestens auf dem Sprachniveau C1 und verfügen über gute Englischkenntnisse.